HR-professionals hebben een sterk ontwikkeld onderbuikgevoel. Want je voelt vaak aan dat bepaalde zaken moeten veranderen, wat er beter kan. Zoals het gevoel dat je denkt te weten welke set aan competenties en ervaring maakt dat deze medewerker binnen jouw organisatie succesvol gaat zijn. Maar hoe krijg je draagvlak voor jouw observaties en hoe overtuig je het management? Met HR-analytics selecteer je de juiste gegevens, koppel en analyseer je data op een eenvoudige manier en leg je een stevige feitelijke basis voor beslissingen. Iets wat geen vervanging is van je onderbuik, maar juist een sterk en meetbaar fundament onder jouw professionaliteit.
Wat is HR-analytics?
Binnen organisaties verzamelen verschillende afdelingen data als basis voor strategische en operationele bedrijfsbeslissingen. Ook binnen HR wordt dit steeds meer gemeengoed. HR-analytics is een methode die HR-professionals en organisaties helpt om betere beslissingen te nemen op basis van gegevens. Het ondersteunt bij het aantrekken, behouden, trainen en ontwikkelen van mensen. HR-analytics wordt ook wel talent analyse genoemd, of people analytics.
Wat is het nut van HR-analytics voor organisaties?
HR-analytics brengt de strategische impact van menselijk kapitaal in kaart. Als HR-professional beschik je over een schat aan waardevolle data. Met HR-analytics kun je stuurgetallen geven, de HR-strategie formuleren en de effectiviteit van HR-activiteiten duidelijk maken. Neem bijvoorbeeld de gemiddelde looptijd van het traject van een gesprek tot een getekend contract, de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de verzuimcijfers. Deze laatste cijfers kunnen je bijvoorbeeld inzicht geven in de impact van ziekteverzuim op het totale bedrijfsresultaat. Bij hoog verzuim blijft er werk liggen en wordt werk minder efficiënt uitgevoerd. Door het gemiddelde van het verzuim in relatie tot het aantal gewerkte uren te berekenen, krijg je inzicht in de werkelijke impact van verzuim op de organisatie. Niet alleen in wat verzuim kost, maar ook het effect daarvan binnen de organisatie wat niet altijd direct in kosten kan worden uitgedrukt (bijv. ervaren werkdruk en/of werk- en privé balans bij medewerkers die niet ziek zijn). De KPI’s (Key Performance Indicators) van HR zijn daardoor rechtstreeks van invloed op het bedrijfsresultaat. Door op deze manier naar HR-data te kijken, laat je data voor jouw bedrijf werken.
Uit de praktijk: NS en de flexibele werktijden
Wanneer solliciteert iemand op de vacature als kioskmedewerker bij NS? Dat was voor de organisatie het uitgangspunt voor een analyse op vacaturekenmerken met behulp van historische data. Door het inzetten van een systeem dat vacatureteksten doorspit op grond van vacaturekenmerken was het mogelijk de kenmerken van de verschillende kioskvacatures uit het verleden te bekijken (De Ruijt, 2016) . De vacature voor kioskmedewerker werd door de jaren heen op verschillende manieren omschreven. Data-analyse maakte inzichtelijk welke arbeidsvoorwaarden voor de meeste reacties zorgden. Het werd duidelijk dat vacatureteksten waarin ‘flexibele werktijden’ als secundaire arbeidsvoorwaarde werd genoemd, zorgden voor een hogere respons. Werken in een stationskiosk is dus vooral interessant vanwege de flexibiliteit in de werkuren, andere factoren bleken een kleinere rol te spelen.
Uit dit voorbeeld blijkt hoe HR-analytics helpt om duidelijk te krijgen wat een bepaalde functie voor werkzoekenden interessant maakt. Daarnaast zorgt het voor een effectievere werving- & selectieprocedure vanwege het aantal sollicitaties en gevoerde gesprekken waaruit een hogere conversie kwam. Maar ook is het werkplezier onder de medewerkers hoger, vanwege de flexibiliteit, wat weer resulteert in een lager verloop en ziekteverzuimpercentage. Enorm waardevol voor de organisatie!
Hoe pak je het aan?
Hoe ontsluit je alle waardevolle HR-data voor jouw bedrijf en koppel je ze aan de andere data in de organisatie? Ten eerste is het belangrijk om te bepalen wat je wilt onderzoeken. Een (mogelijke) vraagstelling zou kunnen zijn; ‘ Heeft de invoering van het thuiswerken de organisatie aantrekkelijker gemaakt voor talent?’
Vervolgens is het belangrijk om te kijken of je over de juiste data beschikt en zo ja, of het ook betrouwbaar is. Deze check dient te worden gedaan om te zorgen dat de uitkomsten en conclusies juist zijn. Wanneer de data accuraat is start je Het analyseren en het interpreteren van de data. Wat zegt de data en welke inzichten en geeft het jou? Uit de analyse moet naar voren komen wat de oorzaak is van de resultaten en dient antwoord te worden gegeven op de ‘’waarom’’ vraag. Aan de hand van deze conclusies moeten acties worden bepaald die vervolgens bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Dit is niet iets wat alleen vanuit HR kan worden gedaan, maar vraagt om een collectieve aanpak vanuit de organisatie zodat ieder zijn of haar inhoudelijke kennis wordt benut.
Tot slot is het van belang dat de uitkomsten gecommuniceerd en vastgelegd worden om vervolgens de te nemen acties te bepalen. Dit zou kunnen aan de hand van bijvoorbeeld een dashboard, welke begrijpelijk is voor alle stakeholders. Wanneer de resultaten van de analyse en uitkomsten worden vastgelegd dienen ook de daaropvolgende acties weer geanalyseerd te worden, om zo de data en resultaten te blijven monitoren. Uiteindelijk moet HR-analytics een vast onderdeel worden van het proces.
Tot slot
Werk jij al met HR-analytics? En zie je kansen voor jouw organisatie? Wil je hierover met ons van gedachten wisselen? Wij kijken én denken graag met je mee.